Comment choisir son outil de pilotage ?
Choisir son outil de pilotage adapté est une décision stratégique pour toute entreprise souhaitant améliorer sa gestion, optimiser ses ressources et fiabiliser la performance globale de son entreprise.
Loin d’être un simple soft additionnel, un bon portail de pilotage permet de transformer les datas en tableaux de bord clairs, facilitant ainsi la prise de décision à tous les niveaux : direction, équipes opérationnelles, managers de projets.
Dans un contexte où l’anticipation est primordiale, le choix d’un portail d’aide à la décision est un enjeu capital.
Sommaire :
Ce qu’est un outil de pilotage (et ce qu’il n’est pas)
Pourquoi le choix d’outil de la solution est déterminant d’un outil de pilotage
Les conséquences d’un mauvais choix
Définir vos besoins : une étape-clé
Les critères objectifs pour comparer les solutions
Bonnes pratiques pour intégrer un outil de pilotage
FAQ
1. Ce qu’est un outil de pilotage (et ce qu’il n’est pas)
C’est un logiciel ou une plateforme conçue pour centraliser, structurer et restituer les données essentielles à la gestion d’une entreprise.
Il permet de suivre l’activité, d’analyser les performances, de planifier les ressources, de piloter les projets et d’optimiser les processus.
Contrairement aux outils de gestion de projet classiques, centrés sur les tâches et les jalons, un portail de pilotage offre une vision transverse des tableaux de bord opérationnels et financiers.
Il permet notamment :
- la consolidation des datas issues de différentes sources (ERP, CRM, comptabilité, RH, production…),
- le suivi en temps réel des indicateurs clés de performance (KPI),
- l’analyse de la rentabilité des activités,
- la planification des ressources et des objectifs,
- la visualisation synthétique des informations via des tableaux de bord dynamiques.
Selon le baromètre France Num (2023), 67 % des PME identifient le manque d’indicateurs comme un frein à leur développement. Cela souligne l’importance d’un bon logiciel de pilotage pour piloter efficacement l’entreprise.
2. Pourquoi le choix d’outil de la solution est déterminant
Opter pour le bon outil de pilotage a un impact direct sur la gestion de la performance, la fiabilité des décisions et l’efficacité des équipes. Il influence la manière dont l’entreprise est gérée, les ressources planifiées, les objectifs atteints et la rentabilité mesurée.
Une étude McKinsey (2022) révèle que les entreprises utilisant un système de pilotage intégré ont 2,5 fois plus de chances d’atteindre leurs objectifs opérationnels. Cela s’explique par une meilleure visibilité sur les données critiques, un meilleur alignement entre les équipes, et une capacité à anticiper plutôt qu’à réagir.
Exemple : Un cabinet d’expertise comptable utilisant NUMA peut fournir à ses clients TPE/PME/ETI une vue claire sur leur chiffre d’affaires, leurs charges, leurs marges, et leur rentabilité, tout en pilotant la rentabilité de l’ensemble de son cabinet
3. Les conséquences d’un mauvais choix : le coût caché de l’inefficacité
Une solution mal choisie engendre rapidement des effets contre-productifs. En voici les plus fréquents :
- Saisie manuelle : faute d’intégration, les données doivent être ressaisies, ce qui ralentit la gestion des projets et multiplie les risques d’erreurs.
- Rapports peu exploitables : des rapports trop complexes, non adaptés à la réalité métier, deviennent inexploitables par les équipes.
- Indicateurs trompeurs : sans personnalisation, les indicateurs affichés ne correspondent pas aux objectifs réels de l’entreprise.
- Manque d’adhésion des équipes : un outil de pilotage peu ergonomique ou trop complexe est rapidement abandonné.
- Retards dans la prise de décision : Trop souvent on doit attendre son bilan pour décider. De fait, les arbitrages se basent sur des estimations ou des rapports obsolètes.
Cas réel :
Une ETI industrielle a adopté un logiciel de visualisation des données très complet mais sans lien avec ses outils de production ni sa comptabilité.
Résultat : les tableaux de bord de gestion étaient mis à jour manuellement, avec des écarts fréquents entre la réalité terrain et les projections.
À l’inverse, une entreprise comme Le Minor a choisi un portail de pilotage adapté à ses flux et métiers.
Résultat : une meilleure coordination entre production, direction et gestion, et une prise de décision accélérée.
4. Définir vos besoins : une étape-clé
Avant de faire un choix, identifiez les besoins réels liés à votre gestion :
- Souhaitez-vous piloter uniquement l’aspect financier ou intégrer le suivi d’activité opérationnelle ?
- Quels sont les indicateurs clés que vous suivez ? (tableau de bord par client, projet, équipe…)
- Quels types d’activités souhaitez-vous suivre ?
- Les données sont-elles déjà structurées ou dispersées ?
- L’objectif est-il de piloter un service, toute l’entreprise, ou un portefeuille de projets ?
La définition du périmètre (comptabilité, RH, production, commercial…) est essentielle. Il peut être formalisé via un audit ou un atelier avec les parties prenantes. Le choix d’un outil ne se limite pas aux fonctionnalités disponibles, mais doit répondre à des enjeux concrets de performance.
5. Les critères objectifs pour comparer les solutions
a. Couverture fonctionnelle
Le logiciel doit couvrir l’ensemble des périmètres à piloter : suivi d’activité, planification des tâches, gestion des ressources, analyse budgétaire, suivi des indicateurs de performance, etc. Plus il est modulaire, plus il s’adapte à vos projets.
b. Intégration aux outils existants
Un outil de pilotage efficace doit pouvoir se connecter à vos sources de données : ERP, CRM, logiciel comptable, outils de gestion RH ou de projet. Vérifiez la présence d’API ou de connecteurs standards.
c. Ergonomie et adoption par les équipes
Un tableau de bord doit être simple à lire et à configurer. L’interface joue un rôle clé dans l’adhésion. Optez pour des logiciels orientés utilisateurs, avec une logique métier claire.
d. Personnalisation des tableaux et des indicateurs
Votre entreprise a des objectifs spécifiques. Votre solution doit permettre de créer des vues adaptées : tableaux de bord par service, alertes personnalisées, indicateurs calculés, etc.
e. Accompagnement et évolutivité
Un bon outil s’accompagne de conseils, de formations, et peut évoluer avec votre entreprise. Le support doit être accessible, réactif, et compétent sur les enjeux métier.
f. Coût total (TCO)
Au-delà de la licence, pensez au coût de mise en œuvre, aux ressources internes mobilisées, à la maintenance, et aux développements spécifiques éventuels. Un outil de pilotage agile peut représenter un gain de temps significatif sur le long terme.
Besoin de piloter autrement ?
Echangez avec nos équipes pour définir vos besoins et découvrir les possibilités offertes par notre portail de pilotage !
6. Bonnes pratiques pour intégrer un outil de pilotage
- Réaliser un état des lieux de l’existant : outils, flux de données, besoins métiers.
- Impliquer les équipes dans la phase de cadrage pour garantir l’adhésion.
- Tester l’outil sur un périmètre restreint (projet pilote).
- Configurer les tableaux de bord à partir des indicateurs réellement utilisés.
- Former les utilisateurs par niveaux : décideurs, opérationnels, responsables projet.
- Planifier un suivi d’adoption et des mises à jour régulières.
Choisir un outil de pilotage, c’est choisir la manière dont l’entreprise va gérer ses projets, analyser ses performances, planifier ses ressources, suivre ses objectifs, et transformer les données en action. Un bon outil permet de mieux piloter l’activité, de fiabiliser la gestion, d’aligner les équipes et de gagner en performance durable.
Sources :
McKinsey, Making data work in the enterprise (2022)
France Num, Baromètre de la transformation digitale (2023)
Forrester, Unified Data Platforms and Decision Making (2022)
Gartner, Strategic Planning Tools (2024)
Harvard Business Review, The Discipline of Business Performance Management (2022)
Études internes NUMA, Cas clients (2024)
En résumé
- Appuyez-vous sur vos besoins métiers pour cadrer le choix,
- Intégrez vos flux de données pour automatiser la collecte,
- Créez des tableaux de bord lisibles, adaptés à chaque profil,
- Formez les équipes pour qu’elles se l’approprient,
- Privilégiez des portails évolutifs et bien accompagnés.
FAQ
Un outil de gestion exécute (facture, planifie, enregistre). Un outil de pilotage analyse ces données pour orienter la stratégie et optimiser les ressources.
Oui, un outil de pilotage performant intègre des vues projets, tâches, jalons, ressources, et permet une planification dynamique.
Non. Les outils modernes proposent des modèles prêts à l’emploi, tout en autorisant une personnalisation fine.
Cela dépend du périmètre. Une solution comme NUMA peut être opérationnelle en quelques jours si les données sont prêtes.
Oui, à condition que les interfaces soient claires, filtrées par profil, et que les indicateurs soient parlants pour l’activité.